Teamassistenz (m/w/d) für Administration und Controlling

Jobbeschreibung

Zur Verstärkung unseres standortübergreifenden Teams suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Teamassistenz für administrative Aufgaben und als Unterstützung für das Controlling interner Prozesse.

Wir bieten eine unbefristete Stelle in Voll- oder Teilzeit an unserem Bürostandort in Leipzig-Plagwitz.

Warum wir diese Stelle besetzen möchten:

Um unserer wachsenden Auftraggeberschaft sowie unserem Team gerecht zu werden, haben wir erkannt, dass wir unsere internen Prozesse permanent weiterentwickeln müssen. Wir glauben, dass ein Projekt vor allem dann erfolgreich abgeschlossen wird, wenn das Team dahinter perfekt organisiert und strukturiert arbeiten kann.

Die Teamassistenz wird als kommunikatives Bindeglied sowie als Ansprechpartner:in für sämtliche organisatorische Belange im Team fungieren und maßgeblich bei der Optimierung unserer internen Abläufe mitwirken.

Dein Aufgabengebiet:

Als Teamassistenz besetzt du eine verantwortungsvolle Schnittstellenposition zwischen der Geschäftsführung, unseren Architekt:innen bzw. Bauleiter:innen sowie sämtlichen externen Partnern, Auftraggebern und Dienstleistern.

Einerseits bist du federführend zuständig für die Aufbereitung und Zusammenstellung sämtlicher Unterlagen der Finanzplanung und Buchführung. Darüber hinaus überblickst und koordinierst du allgemeine bzw. bürointerne Termine und Belange.

In deiner täglichen Arbeit werden dir u.a. folgende Aufgaben begegnen:

Unterstützung unseres Steuerbüros durch Zuarbeit zur monatlichen Finanzbuchhaltung
Rechnungsworkflow: Bearbeitung und Überwachung von Ein- u. Ausgangsrechnungen
Unterstützung der Geschäftsführung in sämtlichen administrativen Belangen, d.h. Abrechnung, Berichterstattung, Honorarauswertungen / -prognosen, Budgetverwaltung
Terminplanung und Koordination von Meetings und Besprechungen (intern/extern)
Empfang und Betreuung von Bauherren, Lieferanten und Besuchern
Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (E-Mails, Post)
Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Projektunterlagen
Bestellung von Büromaterialien und Koordination mit Dienstleistern
Vorbereitung und Organisation interner Veranstaltungen
professionelle Unterstützung des Business Development in organisatorischen / operativen Belangen, d.h. Mitarbeit bei Recherche in Akquiseportalen, Vor- und Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen und -anträgen, organisatorische Abwicklung von Akquiseverfahren

Wir pflegen in unserem Team einen permanenten gegenseitigen Austausch und erwarten, dass du deine Erkenntnisse, Arbeitsfortschritte und Hürden regelmäßig mitteilst. Da du in direkter Weise mit der Führungsebene arbeiten wirst, schätzen wir eine offene und transparente Kommunikation. Gleichzeitig ermutigen wir dich, eigene Ideen zur Ausgestaltung und Verbesserung unserer vorhandenen Prozesse ins Team mit einzubringen.

Was Dich auszeichnet:

Du bist organisiert. Du bist zuverlässig. Du bringst schon Erfahrung im täglichen Umgang mit Wirtschaftszahlen und Finanzen mit. Du hast Freude am Organisieren, Recherchieren und Kommunizieren. Den Überblick über das große Ganze zu behalten, stellt für dich genauso wenig eine Hürde dar wie ein präzises Auge fürs Detail.

Wir schätzen Mitarbeiter:innen, die einen eigenen Standpunkt vertreten und für sich und Ihre Werte einstehen. Wir erwarten aber auch, dass du Aufgaben erledigst, mit denen du eventuell einmal nicht übereinstimmst. Unsere tägliche Zusammenarbeit lebt von permanentem Dialog und konstruktiver Diskussion.

Du bringst mit:

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung / Studium im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich, idealerweise auch im Bau- oder Architektursektor
gutes Zeitmanagement, schnelle Auffassungsgabe und strukturierte Arbeitsweise
Freundliches Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeit
Ausgeprägte Teamfähigkeit und Flexibilität
verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch (Wort und Schrift)
Sicherer Umgang mit MS 365-Suite (besonders Word, Excel, Outlook, Teams) und grundsätzliche Affinität zu IT-basierten Office- und Kommunikations-Tools
Ein grundsätzliches Interesse an Architektur und Bauprojekten ist von Vorteil

Unsere Leistungen

Du wirst Teil eines freundlichen und hilfsbereiten Teams, in dem niemand für sich allein kämpfen muss. Wir unterstützen dich beim Einstieg und geben dir genügend Zeit, die Personen und Abläufe bei kirchner architekten kennenzulernen.

Wir bieten dir:

anspruchsvolle Projekte / Aufgaben und langfristige Entwicklungsmöglichkeiten
eine marktübliche und leistungsgerechte Vergütung / Urlaub
flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
1:1 Ausgleich von Überstunden mit Freizeit
Mobilitätszuschuss für das Deutschlandticket oder ein Dienstfahrrad
zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Möglichkeit für hybrides Arbeiten
Büroausflüge / Baustellenbesichtigungen / Grillabende / Weihnachtsfeiern
eine angenehme Arbeitsatmosphäre und ein modernes Büro im Leipziger Kreativstadtteil Plagwitz
täglich frisches Obst und eine große Auswahl an Getränken
einen modernen Arbeitsplatz ausgestattet mit höhenverstellbarem Schreibtisch, Laptop, Headset etc.
weitere Arbeitsmittel stellen wir nach deinen persönlichen Bedürfnissen zur Verfügung

Bewerbungsprozess

Wir ermutigen Kanditat:innen verschiedenster Hintergründe und Identitäten, sich bei uns zu bewerben.

Wenn du denkst, dass die Stelle gut zu dir passt, dann schreibe in deiner Bewerbung mehr über dich. Gehe dabei auch auf deine Erfahrungen ein, die du in vorherigen Projekten oder Aufgaben sammeln konntest. Erzähle uns, was du gut kannst, was du erreichen willst und was du vielleicht noch lernen möchtest. Gehe zusätzlich auf die Themen Gehaltsvorstellung, frühstmöglicher Beginn und dein präferiertes Arbeitszeitmodell ein (Voll- oder Teilzeit).

Nachdem wir deine Bewerbung gesichtet haben, melden wir uns telefonisch oder per Mail bei dir und vereinbaren einen ersten Gesprächstermin, in dem wir einen persönlichen Eindruck voneinander gewinnen und unsere gegenseitigen Erwartungen und Wünsche besprechen können.

Karriere bei uns

Als Studio für Architektur bearbeiten wir in den verschiedensten Maßstäben ein breites Spektrum an Gebäudetypologien und Bauaufgaben. Präzision und Qualität stehen dabei jederzeit im Einklang mit unserem hohen Anspruch an Gestaltung und Architektur.

Wir freuen uns auf motivierte und architekturbegeisterte MitarbeiterInnen, die als Teil unseres interdisziplinären Teams die Realisierung zeitgemäßer und nachhaltiger Architektur mitgestalten möchten.

In unserem Studio leben wir eine kommunikative und gleichberechtigte Teamkultur, die familiär und vertrauensvoll geprägt ist.

Als Arbeitgeber interessiert uns nicht deine Hautfarbe, Herkunft oder deine Religion.

Vielmehr möchten wir Dich und Deine fachlichen und sozialen Fähigkeiten besser kennenlernen, Deine Stärken fördern und Dich beim Erreichen deiner beruflichen Ziele unterstützen.

Wenn wir Dein Interesse geweckt haben, schicke uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Lebenslauf, Portfolio, ggf. Zeugnissen / Zertifikaten und deiner Gehaltsvorstellung als PDF (max. 10 MB) zu.